Проблемы автоматизации работы с документами из первых уст

Интервью с А.Г. Цициным, руководителем консалтинговой группы "ТЕРМИКА"

Опубликовано в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" (№ 10 за 2005 г.)

Мы беседуем с руководителем консалтинговой группы "ТЕРМИКА", членом Общественного Совета по вопросам электронного обучения, открытого образования и внедрению новых образовательных технологий при Комитете по образованию и науке Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации, председателем Оргкомитета выставки-конференции "Автоматизированные технологии работы с документами" Алексеем Георгиевичем Цициным.

- Ваша компания уже давно работает на рынке программного и информационного обеспечения в области ДОУ, как Вы оцениваете его перспективы?

- По данным одного из известных российских компьютерных изданий, который подводил итоги развития информационных технологий в 2004 году и выстраивал основные тенденции на 2005 год, рынок систем автоматизированного документооборота и программных решений в области управления документами вошел в пятерку наиболее стремительно растущих направлений компьютерного бизнеса.

В настоящий момент ситуация на рынке полностью подтверждает данный тезис. Об этом говорит и увеличение количества "игроков" – разработчиков программного обеспечения в области документационного обеспечения управления (ДОУ), и частое появление в специализированных СМИ информационных сообщений об успешных внедрениях программных продуктов и технологий в деятельность тех или иных средних и крупных российских компаний.

На мой взгляд, и это отмечают многие эксперты, российский рынок технологий в области ДОУ ожидает бурный рост. Подтверждением этому служит появление новых очень перспективных разработок, плюс развитие информационных технологий в этой сфере сформировало новый тип потребителей – действительных профессионалов с высоким уровнем знания предметной области и, самое главное, программно-информационных продуктов и решений, которые существуют на рынке.

Поэтому их волнуют уже не столько вопросы правильного выбора системы, сколько вопросы конкретного внедрения и эксплуатации этих систем, и, соответственно, комплекса проблем, возникающих при реализации этих процессов.

- Алексей Георгиевич, а Вы можете, основываясь на своем опыте и опыте работы Вашей компании на рынке ДОУ, более подробно рассказать, какие именно проблемы могут возникнуть у компаний при внедрении автоматизированных технологий в процесс документационного обеспечения управления?

- Ответу на этот вопрос можно посвятить ни одну статью. Так что я постараюсь изложить свое мнение тезисно.

Во-первых, изначально необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документационного обеспечения управления недостаточно только приобрести систему автоматизации. Важным моментом при этом являются знания делопроизводства и способности грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации.

Если же говорить о внедрении, то каждая компания стоит перед выбором: внедрять систему самим, т.е. своими силами, или же воспользоваться услугами компании, продающей систему, и внедрить ее силами компании-продавца или разработчика (аутсорсинг). Каждый из этих вариантов связан с комплексом "своих" проблем.

При самостоятельном внедрении системы основными проблемами, с моей точки зрения, могут стать следующие:

• недостаточность знаний в области ДОУ и, соответственно, невозможность грамотно и рационально спроектировать работу с документами в организации;
• недостаточность знаний о внедряемой системе;
• отсутствие опыта по внедрению подобных систем.

При внедрении системы компанией-продавцом или разработчиком могут возникнуть проблемы другого свойства. Например, одной из проблем является возникновение затруднений при проведении предварительного обследования, в результате чего замедляется ход выполнения работ или еще хуже – становится невозможным собрать и проанализировать всю информацию, необходимую для выработки требований по настройке системы. Данная проблема обычно возникает из-за двух причин:

• отсутствие налаженной работы с документами, основанной на применении традиционной технологии. Это часто сопровождается сложностью выработки решения заказчиком о правилах, по которым будет осуществляться работа в результате автоматизации,
• нежелание сотрудников компании-заказчика, которые проходят интервьюирование или анкетирование, полно и правильно отвечать на вопросы, затрачивая на это много времени.

При этом можно отметить, что первая ситуация более типична для средних и небольших коммерческих компаний, а вторая – для государственных учреждений.

Второй комплекс проблем возникает при проведении предварительного обследования, настройки системы и обучения персонала и часто связан с нежеланием сотрудников использовать в работе новую технологию. Именно поэтому внедрение системы документационного обеспечения требует очень жесткого контроля со стороны руководителя.

Если говорить об эксплуатации системы, то основные проблемы могут быть связаны как с объективными причинами, касающимися непосредственно функционирования системы (неправильные настройки, например), так и с такими "внешними" обстоятельствами, как:

• большая текучесть кадров и невозможность грамотно обучить новых сотрудников работе с системой;
• отсутствие у пользователей желания решать возникшие проблемы, читая руководство по работе с системой и связываясь с группой технической поддержки.

Частично проблему обучения кадров могут решать компьютерные системы, которые позволяют организовать дистанционное обучение, в том числе в территориально распределенных организациях. Это позволяет значительно снизить операционные расходы.

Как Вы видите, комплекс проблем достаточно обширен. Причем, мы еще не коснулись задач, которые возникают при внедрении автоматизированных технологий ДОУ на крупных предприятиях, где автоматизация документооборота связана с регламентацией бизнес-процессов, т.н. work-flow.

Хотя, если честно, более обстоятельный ответ по поводу комплекса проблем, связанных с автоматизацией документационного обеспечения управления, а самое главное, возможных вариантов их решения, можно будет получить на выставке-конференции "Автоматизированные технологии работы с документами", организуемой нами в ноябре 2005 г. Если эти вопросы вас интересуют, вы можете зайти на сайт конференции http://document.termika.ru.

- Как возникла идея проведения выставки-конференции "Автоматизированные технологии работы с документами"?

- Идея мероприятия возникла не случайно. Дело в том, что с 2002 по 2004 годы мы были соорганизаторами очень интересной научно-практической конференции "Документация в информационном обществе", основными идеологами которой были Федеральное архивное агентство (Росархив) и Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

После трех лет проведения этого мероприятия, когда количество посетителей достигло отметки 600, мы решили провести анкетирование нашей аудитории. По результатам анализа анкет мы выявили наиболее острые проблемы для наших посетителей: большая часть из них лежала в плоскости практики, т.е. реального опыта решения проблем, связанных с организацией документооборота на предприятии. Причем, в фокусе интересов наших посетителей лежал весь комплекс продуктов и технологий, которые существуют для решения проблем ДОУ: начиная со специализированного программного обеспечения, которое предназначено для автоматизации работы с документами, создания электронных архивов, и заканчивая профессиональной оргтехникой и специальным оборудованием для хранения бумажных документов.

Поэтому нами и было принято решение: для того, чтобы полностью удовлетворить этот интерес и некий "информационный голод", о котором нам писали многие наши региональные участники, необходимо проводить отдельное мероприятие, которое, с одной стороны, будет знакомить участников со всем спектром современных технологий организации документооборота на предприятии, а с другой, рассказывать о реализованных проектах в этой области.

- А чем, по Вашему мнению, новое мероприятие будет отличаться от существующих конференций и выставок по этой тематике?

- Я, наверно, повторюсь, но хотел бы еще раз подчеркнуть. Мы хотим показать "реальные" возможности решения "реальных" проблем в области ДОУ на основе "реальных" проектов. Если условно разделить наше мероприятие на некие информационные составляющие, то мы хотим донести до наших посетителей следующее:

• какие проблемы, связанные с управлением документами, существуют в организациях государственного и корпоративного сектора. Причем, об этом мы пригласим рассказать представителей конкретных предприятий и учреждений;
• какие программно-информационные разработки и технологии существуют для решения этих проблем. Об этом расскажут ведущие российские компании-разработчики;
• насколько предлагаемые разработки и технологии позволили решить задачи управления документами в конкретной, отдельно взятой организации. Здесь мы предлагаем компаниям-разработчикам пригласить своих заказчиков, которые поделятся опытом решения проблем с помощью конкретных программных средств и разработок.

Наше отличие от других мероприятий по тематике документационного обеспечения управления мы видим именно в этом комплексном подходе. И формат "выставка-конференция" является идеальным для решения подобной "наполеоновской задачи" – ведь он позволяет, с одной стороны, рассказать о существующих проблемах, а с другой стороны, показать как варианты их решений на основе современных информационных технологий, так и примеры решений в рамках конкретных организаций.

- Большое спасибо за подробные ответы. Нам остается от лица редакции пожелать еще больше успехов Вашей компании, а также Вашему новому начинанию.

Беседовала Иванова С.Д., корреспондент Объединенной редакции деловых журналов Издательства "Источник-книга".