Вербицкий Н.Ф, директор по развитию бизнеса, компания Триал электроникс ПЛС

1. Проблемы

В своей работе сотрудники архивных служб сталкиваются с множеством проблем, влияющих на оперативность и эффективность их работы.

Все проблемы можно сгруппировать в следующие блоки:

• Обеспечение сохранности и учёта архивного фонда,
• Использование архивной информации,
• Комплектование архивного фонда,
• Создание научно-справочного аппарата (НСА),
• Централизованный государственный учёт.

Из всего многообразия можно выделить, на мой взгляд, наиболее существенные проблемы:

• Низкая оперативность поиска и предоставления информации;
• Отсутствие возможности одновременной работы нескольких пользователей с одним и тем же документом;
• Отсутствие возможности создания страхового фонда или фонда пользования для особо ценных дел;
• Дублирование информации в учётных документах;
• Отсутствие типовых технологий приёма-передачи документов в электронном виде из делопроизводства в ведомственные архивы и далее в Государственный архив;
• Несвоевременная сдача документов на постоянное хранение, утрата дел;
• Отсутствие единого поискового аппарата;
• Отсутствие единого реестра НСА архивного фонда;
• Использование ручных технологий для описания единиц хранения и ведения картотек;
• Отсутствие возможности получения информации о текущем состоянии архива.

2. Решение проблемы

Специалисты компании "Триал электроникс ПЛС" видят решение перечисленных проблем в выполнении следующих условий:

1. Создание, внедрение и использование в архивном деле интегрированных автоматизированных систем "Электронный архив" (АИС ЭА) с возможность удалённого доступа к электронным документам.
2. Разработка и внедрение технологии работы, как с бумажными, так и электронными документами при использовании АИС "Электронный архив".
3. Разработка и использование регламентов взаимодействия между субъектами архивного делопроизводства.
4. Обеспечение технического и методологического сопровождения АИС "Электронный архив" на всём протяжении её жизненного цикла.
5. Обеспечение авторского надзора со стороны РАЗРАБОТЧИКА за соблюдением технологий и регламентов работы с бумажными и электронными документами.

3. Цель создания АИС "Электронный архив"

Цель создания АИС "Электронный архив" заключается в разработке необходимых организационно-правовых и информационно-технологических механизмов информатизации архивного процесса государственных и ведомственных архивов и его интеграции в научно-образовательные, культурные и общественно-политические процессы.

Достижение поставленной цели построения эффективно работающего электронного архива может быть обеспечено путём:

• Формирования нормативно-методической базы создания и использования АИС ЭА;
• Разработки и внедрения типовых технологий архивных процессов;
• Разработки технологии предоставления различных видов архивных информационных услуг различным категориям пользователей;
• Разработки технологии мониторинга состояния архивной системы;
• Внедрения разработанных технологий в государственных, муниципальных и ведомственных архивах;
• Создания эффективного механизма координации субъектов архивного процесса;
• Интеграции существующих информационных ресурсов архивного процесса;
• Решения вопросов стандартизации и технологической согласованности информационных ресурсов субъектов архивного процесса.

Для достижения цели создания АИС "Электронный архив", специалисты "Триал электроникс ПЛС" предлагают заказчикам технологию работы с бумажными и электронными документами, представленную далее по тексту на рис.1.

Рис.1 Технология работы с бумажными и электронными документами

Предлагаемая технология реализуется с использованием подсистем:

• Подсистема ввода документов, реализуемая на базе протяжных и книжных сканеров, а так же программного обеспечения AIDIS 6.5.1 и Finereader ORC 8.0;
• Подсистемы управления архивными фондами документов, реализуемой на базе программного обеспечения АС-архив;
• Подсистемы хранения документов на базе роботизированных DVD-библиотек KUBOTA.

4. Подсистема ввода документов

Подсистема ввода документов может быть реализована на базе протяжных и книжных сканеров.

Технология, позволяющая осуществлять потоковый ввод документов, показана рис.2.

Рис.2 Потоковый ввод документов

В рассматриваемой презентации для построения подсистемы ввода документов предлагается две модели сканеров, поставляемых компанией "ПИРИТ":

• Протяжный сканер KODAK i250,
• Книжный сканер KODAK Filemaster+.

5. Подсистема управления архивными фондами документов (ПУАФД)

Функционально ПУАФД, реализуемая на базе программного обеспечения "АС-архив", состоит из следующих модулей:

• Управления комплектованием архивных фондов;
• Государственный учёт документов архива;
• Учёт сохранности документов архива;
• Создание и ведение НСА;
• Учёт и исполнение социально-правовых запросов;
• Учёт использования архивных фондов;
• Управление архивным процессом - мониторинг;
• Представление архивных ресурсов в Интернет.
  
  5.1. Подсистема управления комплектованием архивного фонда, реализует следующие функции:
  • ведение данных об организациях - источниках комплектования государственных и муниципальных архивов;
  • ведение данных о физических лицах - источниках комплектования;
  • ведение наблюдательных дел;
  • обеспечение процессов экспертизы ценности;
  • контроль организации делопроизводства ведомственных архивов по наблюдательным делам;
  • контроль состояния ведомственных архивов (ВА);
  • учет состава и количества единиц хранения в ВА и переданных на хранение в государственные архивы;
  • генерация отчетов.
  
  
  5.2. Подсистема государственного учета документов архива, реализует следующие функции:
  • учет поступлений документов в архив;
  • учет выбытия документов из архива;
  • учет изменений количества документов архива в результате проведения отдельных видов работ;
  • ведение данных о незадокументированных периодах;
  • ведение данных о переименованиях;
  • учет особо ценных документов;
  • учет секретных и рассекреченных единиц хранения;
  • учет документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение;
  • учет фонда пользования;
  • учет страхового фонда;
  • генерация и печать основных и вспомогательных учетных документов;
  • генерация и печать паспорта архива и архивохранилища;
  • генерация сводного паспорта всех архивов АФ территории.
  
  
  5.3. Подсистема учета сохранности документов архива, реализует следующие функции:
  • ведение системы топографических указателей;
  • прием на хранение;
  • учет движения единиц хранения (выдача и возврат);
  • прием заказов;
  • оперативный поиск местонахождения фонда, единицы хранения в хранилищах архива;
  • учет движения описей;
  • ведение данных о перемещениях единиц хранения в архивохранилищах;
  • учет физического состояния фондов;
  • учет проверок наличия и состояния дел;
  • генерация и печать журналов выдачи и возврата дел;
  • генерация и печать книги учета выдачи фотодокументов;
  • ведение паспорта архивохранилища.
  
  
  5.4. Подсистема создания и ведения научно-справочного аппарата, реализует следующие функции:
  • создание элементов научно-справочного аппарата (НСА) для документов на бумажной основе и специальных видах носителей (архивные описи, каталоги, фотокаталоги, путеводители, указатели, справочники);
  • ведение элементов НСА (ввод карточек с клавиатуры, корректировка введенных записей, удаление карточек для снятых с учета документов);
  • ведение журнала изменений;
  • ведение книги учета и описания фотодокументов;
  • ведение картотеки состояния НСА;
  • ведение журнала использования систематического каталога;
  • систематизация дел внутри фондов: по разделам описи, внутри разделов по подразделам;
  • систематизация карточек фотокаталога;
  • составление списка сокращений;
  • составление акта НТО.
  
  
  5.5. Подсистема учета и контроля исполнения социально-правовых запросов, реализует следующие функции:
  • регистрация запросов;
  • вычисление приоритета запроса;
  • определение сроков исполнения запроса;
  • учет ответов на запрос;
  • исполнение социально-правового запроса с использованием тематических картотек и межфондовых указателей;
  • формирование и вывод на печать отчетов и выходных форм.
  
  
  5.6. Подсистема учета использования архивных фондов, реализует следующие функции:
  • ведение данных о пользователях архивных фондов;
  • ведение данных об использовании архивных фондов;
  • поиск архивной информации по исполненным тематическим запросам;
  • вычисление статистики использования фондов;
  • получение списка фондов для создания фонда пользования.
  
  
  5.7. Подсистема управления архивным процессом (мониторинг), реализует следующие функции:
  • перспективное и оперативное планирование архивного процесса;
  • периодический учет и контроль основных показателей работы архивов;
  • анализ динамики развития архивной службы;
  • ресурсное обеспечение архивной службы;
  • выработка управляющих воздействий на архивный процесс;
  • ведение каталога архивных фондов;
  • ведение данных об источниках комплектования для архивной инспекции;
  • информационное обеспечение работы экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного управления.

6. Подсистема хранения документов

В предлагаемых решениях по созданию электронных архивов специалисты "Триал электроникс ПЛС" для построения хранилищ предлагаю использовать роботизированные DVD- библиотеки, так как они обладают рядом преимуществ перед другими устройствами:

• Низкая стоимость хранения 1 Гб информации (без учёта стоимости оборудования);
• Долговечность хранения данных на носителях достигает 100 лет;
• Высокая надёжность устройств чтения/записи;
• Отсутствие механического износа носителя информации при операциях чтения/записи;
• Обеспечение произвольного доступа к данным на носителе.

Для построения подсистем хранения данных компания "Триал электроникс ПЛС" использует роботизированные DVD-библиотеки серии ВА-200: ВА 145-4М, ВА 165-4, ВА 180-2М, ВА 200-1, ВА 200-1.

Для создания больших хранилищ документов могут быть использованы PDD-библиотеки серий VDC60 и VDC2100.

7. Основные мероприятия по внедрению АИС "Электронный архив"

7.1. План работ по вводу системы в эксплуатацию:
• Разработка организационного обеспечения проекта,
• Анализ существующей технологии работы с документами,
• Разработка Технического проекта АИС "Электронный архив", Инсталляция программного обеспечения на сервер и рабочие места,
• Установка, монтаж и настройка оборудования подсистем ввода и хранения документов (сканеры и DVD-библиотеки),
• Адаптация программного обеспечения по специфику деятельности заказчика,
• Внедрение "пилотной" версии АИС "Электронный архив".


7.2. Организация работы пользователей в АИС ЭА:
• Обучение пользователей,
• Разработка инструкций по работе с системой.


7.3. Разработка и запуск технологии перевода документов архивного фонда в электронный вид - "пилотный" проект по оцифровке.

7.4. Определение направлений дальнейшего развития АИС ЭА.Гарантийное и послегарантийное обслуживание:
• Гарантийное сопровождение,
• Послегарантийное сопровождение и авторская поддержка.


7.5. Работы по оцифровке документов:
• Расшивка дел,
• Подготовка документов к сканированию,
• Сканирование бумажных документов,
• Подготовка и обратная сшивка дел,
• Индексация электронных графических образов отсканированных документов - создание массива электронных документов,
• Запись электронных документов на DVD-носители,
• Ввод электронных документов в систему электронного архива.